Sejak menyebarnya virus Covid 19, beberapa kegiatan sosial mengalami penundaan, salah satunnya adalah pameran. Pada dasarnya pameran merupakan kegiatan yang mengharuskan seseorang untuk berkumpul dengan orang banyak, namun ditengah kondisi pandemi seperti ini menjadi suatu kendala besar dalam pelaksanaannya. Di era new normal, beberapa kegiatan sosial mulai bermunculan kembali dengan syarat harus menerapkan prokes dengan ketat. Melihat kelonggaran ini, pihak penyelenggara pameran juga tidak mau ketinggalan untuk kembali menunjukkan eksistensinya.
Namun dengan kondisi baru ini, ada beberapa hal yang perlu disesuaikan dan dipatuhi oleh pihak penyelenggara mengenai penerapan protokol kesehatan selama kegiatan berlangsung. Dari pertimbangan itulah, penulis ingin membagikan cara menyelenggarakan pameran di era new normal. Tips ini bersumber dari pengalaman pribadi dalam menyelenggarakan kegiatan pameran fotografi ditengah kondisi pandemi. Dimana kegiatan pameran yang telah terselenggara beberapa waktu lalu itu, berjalan cukup lancar.
Pameran yang dilaksanakan selama satu hari tersebut dibuka mulai pukul 10.00 WIB dan berakhir pukul 18.00 WIB, yang dihadiri kurang lebih oleh 60 pengunjung. Kapasitas pengunjung yang masuk juga dibatasi untuk mematuhi prokes. Point-point penting yang harus dipatuhi dalam menyelenggarakan pameran di era new normal terletak pada penerapan protokol kesehatan. Diantaranya:
· Tempat yang akan digunakan untuk pameran harus disemprot menggunakan disinfektan
· Menyediakan tempat cuci tangan untuk pengunjung
· Memeriksa suhu tubuh peserta dengan menggunakan termometer gun
· Seluruh panitia juga diharapkan sudah mendapatkan suntikan vaksin
· Memperhatikan kapasitas paserta yang masuk kedalam ruangan pameran
Setelah ponit-point tersebut diterapkan, beberapa hal ini yang selanjutnya harus dipersiapkan oleh panitia dalam menyiapkan pameran:
1. Menentukan kepanitiaan
Dalam pembentukan panitia akan dibagi lagi menjadi beberapa kelompok kecil, agar dapat memudahkan untuk menjalankan tugas yang akan diberikan. Jabatan yang umumnya diperlukan dalam pembentukan sebuah event yaitu: sekertaris, bendahara, Divisi acara, humas, perlengkapan, PDD. Tidak semua event memerlukan semua divisi yang telah disebutkan, pembentukan divisi juga didasarkan atas kebutuhan didalamnya
2. Pemilihan tema pameran
Pemilihan tema didasarkan atas pertimbangan apa yang sedang digemari oleh target peserta pameran yang ingin diselenggarakan. Sebelumnya panitia juga bisa melakukan survei mengenai bagaimana cara pelaksanaan sebuah event yang baik dengan mendatangi beberapa event yang sedang diadakan, hal tersebut juga bisa dijadikan sebagai referensi untuk menyelenggarakan event.
3. Membuat susunan acara
Susunan acara dibuat agar suatu acara yang diselenggarakan dapat berjalan sesuai dengan rencana. Susunan acara perlu dibuat mulai dari tahap perencanaan hingga pasca pemaren.
4. Menentukan anggaran dana
Setiap event yang akan diselenggarakan, pastinya akan membutuhkan anggaran dana, untuk itu perencanaan anggaran dana sangat diperlukan untuk mengeksekusi event tersebut. Pembuatan rencana anggaran harus jelas dan terperinci. Selain itu, dalam menyusun anggaran dana pihak panitia perlu menentukan anggaran cadangan apabila terjadi suatu kebutuhan lain diluar perencanaan.
5. Penentuan vanue
Hal yang wajib diperhatikan dalam penentuan vanue adalah tempat mudah dijangkau oleh para pengunjung, sehingga pengunjung tidak mengalami kesulitan dalam mengakses lokasi. Perlu dipertimbangkan juga, vanue yang dipilih harus bisa mengakomodasi kepentingan event
6. Publikasi
Untuk publikasi panitia perlu menyusun pamflet yang baik. Pamflet harus mencantumkan info yang lengkap, singkat dan kuat. Susunlah gambar, isi, info kontak, serta kelengkapan hal yang memungkinkan dilampirkan dalam pamflet singkat tersebut. Untuk mempublikasikan pamflet yang telah dibuat, pihak panitia bisa memanfaatkan media sosial.
Ketika kegiatan pameran sedang berlangsung, panitia diharap bersiap untuk segala bentuk kemungkinan yang dapat terjadi diluar rencana. Setelah pameran selesai ada baiknya melakukan evaluasi kegiatan. Evaluasi berguna untuk membahas keunggulan dan kelemahan penyelenggaraan event, hal-hal yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan serta kepuasan dan ketidakpuasan pengunjung terhadap penyelenggaraan event. Secara umum diadakanya evaluasi memiliki tujuan yakni, mampu dijadikan sebagai umpan balik mengenai informasi bagi pelaksana dalam memperbaiki kekurangan dalam pelaksanaan kegiatan saat ini dan dijadikan pembelajaran untuk kegiatan mendatang.