ABSTRAK Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menerima surat-menyurat, menerima tama-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu. Penulis telah melaksanakan praktek kerja dan menyorot pelaksanaan tugas-tugas rutin sekretaris sebagai topik dari tugas akhir. Sekretaris PT. INDOSAT merupakan sekretaris organisasi yang berperan sebagai perantara alur lalu lintas informasi, membantu setiap departemen di Regional Jawa Barat yang berhubungand engan administrasi, dan mengumpulkan data-data dari semua kantor cabang dan departemen. Tugas-tugas rutin tersebut antara lain : membuat laporan; interface dengan cabang dalam hal request, proposal , dan approval document; menangani dokumen-dokumen dan surat menyurat; menindaklanjuti dokumen-dokumen yang memerlukan konfirmasi dan tanda tangan dari Direktur; mencari dan menrima informasi-informasi terbaru dan mensosialisasikannya ke seluruh staf; merekap surat tugas perjalanan dinas semua cabang dan VP Regional Jawa Barat; dan mengurus perjalan dinas. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam penanganan pelaksanaan tugas-tugas rutin seperti masalah yang berhubungan dengan jaringan komputer, mesin fax dan telepon yang rusak; pengumpulan data dari tiap departemen kadang-kadang terlambat terutama dari kepala cabang; dan kebijakan yang sering berubah-ubah karena dampak merger. Sekretaris harus lebih gencar lagi dalam pengumpulan data-data agar tidak terjadi lagi keterlambatan pengumpulan data. Sebaiknya dibuatkan buku agenda surat masuk untuk mencatat adanya surat masuk dan buku ekspedisi intern untuk bukti serah terima dari bagian penerimaan dengan pihak yang dituju. Untuk penanganan surat keluar, fungsi penggunaan buku ekspedisi surat keluar sebaiknya diubah menjadi bukti bahwa kita telah mengirimkan surat. Untuk penanganan arsip sebaiknya sistem yang digunakan adalah sistem subjek dan kronologis.

ABSTRAK Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menerima surat-menyurat, menerima tama-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu. Penulis telah melaksanakan praktek kerja dan menyorot pelaksanaan tugas-tugas rutin sekretaris sebagai topik dari tugas akhir. Sekretaris PT. INDOSAT merupakan sekretaris organisasi yang berperan sebagai perantara alur lalu lintas informasi, membantu setiap departemen di Regional Jawa Barat yang berhubungand engan administrasi, dan mengumpulkan data-data dari semua kantor cabang dan departemen. Tugas-tugas rutin tersebut antara lain : membuat laporan; interface dengan cabang dalam hal request, proposal , dan approval document; menangani dokumen-dokumen dan surat menyurat; menindaklanjuti dokumen-dokumen yang memerlukan konfirmasi dan tanda tangan dari Direktur; mencari dan menrima informasi-informasi terbaru dan mensosialisasikannya ke seluruh staf; merekap surat tugas perjalanan dinas semua cabang dan VP Regional Jawa Barat; dan mengurus perjalan dinas. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam penanganan pelaksanaan tugas-tugas rutin seperti masalah yang berhubungan dengan jaringan komputer, mesin fax dan telepon yang rusak; pengumpulan data dari tiap departemen kadang-kadang terlambat terutama dari kepala cabang; dan kebijakan yang sering berubah-ubah karena dampak merger. Sekretaris harus lebih gencar lagi dalam pengumpulan data-data agar tidak terjadi lagi keterlambatan pengumpulan data. Sebaiknya dibuatkan buku agenda surat masuk untuk mencatat adanya surat masuk dan buku ekspedisi intern untuk bukti serah terima dari bagian penerimaan dengan pihak yang dituju. Untuk penanganan surat keluar, fungsi penggunaan buku ekspedisi surat keluar sebaiknya diubah menjadi bukti bahwa kita telah mengirimkan surat. Untuk penanganan arsip sebaiknya sistem yang digunakan adalah sistem subjek dan kronologis.

http://digilib.polban.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptppolban-gdl-s1-2004-ernairawan-539