Perpustakaan judul masih dalam tahap pengembangan, admin siap menampung kritik dan saran
Pembuatan Aplikasi Administrasi Arsip Pengadaan Infrastruktur Dan Sistem IT Pada Bagian Procurement Divisi Information Technology PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Bandung
Dean Rahmawati Fauji (2018) | Tugas Akhir | -
Bagikan
Ringkasan
Procurement General Affair (GA) Divisi Information Technology (DIT) Direktorat NITS PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. merupakan bagian yang melakukan proses perjanjian kerjasama pengadaan infrastruktur secara langsung dalam rangka memenuhi kebutuhan mitra dan pelaksana kerja proyek. Dari setiap perjanjian akan menghasilkan empat dokumen arsip yaitu dokumen proses kontrak, dokumen owner estimate, dokumen kontrak dan dokumen berita acara kontrak. Untuk itu, seluruh arsip harus disimpan secara lengkap sesuai nomor kontrak pada satu tempat. Kegiatan penyimpanan arsip masih dilakukan secara manual yaitu dengan mencatat informasi arsip pada buku, melakukan scan dokumen serta menyimpan arsip pada filing cabinet. Permasalahan terlihat dari keterbatasan ruang arsip sehingga terjadi penumpukkan arsip di sekitar filing cabinet serta tidak adanya label arsip pada dokumen membuat arsip hanya bisa ditemukan karyawan yang menangani arsip dengan waktu selama 10-15 menit. Oleh sebab itu, penulis membuat aplikasi untuk memudahkan karyawan dalam proses penemuan kembali arsip serta hasil scan dokumen akan lebih berguna untuk disimpan pada aplikasi. Pembuatan aplikasi arsip dimulai dengan mengetahui kondisi awal, memilih perangkat lunak, merancang Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD) serta membuat database menggunakan MySQL dan PHP sebagai bahasa pemrograman serta XAMPP sebagai server. Aplikasi dibuat dalam bentuk web offline dan memiliki login form untuk menjaga kerahasiaan data yang disimpan. Cara kerja aplikasi adalah melakukan input setiap dokumen pada form sehingga dapat menemukan empat dokumen sekaligus dengan cepat dan tepat pada satu form. Aplikasi arsip telah dirancang dan digunakan oleh Procurement GA DIT serta memberi kemudahan bagi tim audit untuk menemukan arsip dengan cepat dan tepat.
Ringkasan Alternatif
Procurement General Affair (GA) Information Technology Division (DIT) Directorate of NITS PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. is part of the process of coorporation agreement procurement infrastructure directly in order to meet the needs of partners and project implementers. From every process agreement, will produce 4 kinds of documents, there are contract process document, owner estimate document, contract document and contract event news document. Therefore, the whole document must be kept completely in one place. Archives storage are still done manually. First, recording all the document information contract agreement on a book, second the document will be scanned and the last is stored in the filing cabinet. The problem can be seen from the limitation of the archive space make the archive more stacking the filing cabinet and no archive labels in document can only be found by the employees who handle the archive for 10-15 minutes. Therefore, the author makes an application is required to facilitate employees in the process of rediscovery of archives and the scan result will be more useful because it can be used to store document in the application. The creation of an archive application begins with knowing the existing conditions, selecting software, designing Data Flow Diagram (DFD) and Entity Relationship Diagram (ERD) and creating database using MySQL and PHP as programming languages and XAMPP as a server. The application is made in an offline web form and has a login form to keep the confidentiality of the data stored. How the application works is to input each document on the form so that it can find four documents at once quickly and precisely on one form. The archive application has been designed and used by Procurement GA DIT as making it easy for the audit team to find archives quickly and accurately.