Arsip merupakan salah satu sumber informasi paling otentik, memiliki peranan penting yaitu selain sebagai sarana yang membantu proses pengambilan keputusan dalam suatu organisasi, arsip berperan pula sebagai physical evidence (bukti fisik) dalam transaksi, terutama dalam perusahaan jasa. PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota merupakan perusahaan jasa bidang kelistrikan yang menangani pelanggan untuk area kota Cimahi. Sesuai jumlah pelanggan dan transaksi yang dilakukan, dihasilkan arsip yang besar jumlahnya. Jumlah arsip yang besar tersebut dikelola dengan sistem kearsipan yang berubah-ubah seiring dengan pergantian staf bagian Pelayanan Pelanggan PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota. Baru pada pertengahan tahun 2011 hingga awal tahun 2012 ini, bagian Pelayanan Pelanggan mengelola Arsip Induk Langganan (AIL) secara semi-elektronik dengan melakukan input dan sorting data dengan menggunakan Microsoft Excel 2007. Hasil sorting tersebut kemudian dijadikan acuan untuk mengurutkan dan menyimpan AIL dalam filing cabinet. Hasil input data digunakan pula untuk pencarian data dengan menggunakan fasilitas Find pada Microsoft Excel 2007 sehingga bagi data AIL yang belum diinputkan datanya tentu tidak dapat ditemukan. Selain itu, sering kali terjadi kesalahan penginputan data (typing errors) dalam penggunaan Microsoft Excel 2007 sebagai media penyimpanan data AIL menyebabkan data yang diinputkan tidak valid/salah. Penggunaan Microsoft Excel 2007 cenderung tidak memungkinkan lagi mengingat kondisi AIL yang terus berkembang tanpa adanya retensi akan membuat file Excel semakin besar dan sulit diakses. Metode input data yang dilakukan pun tidak dilakukan secara rutin menurut Standard Operating Procedure (SOP) semakin menyulitkan penemuan dan menambah penumpukan arsip. Berdasarkan uraian di atas, di buat suatu aplikasi yang dinamakan Aplikasi Database Arsip Induk Langganan untuk mempermudah dan mempercepat terutama mengenai waktu penemuan AIL yang dapat ditemukan dalam satu menit. Dalam proyek pembuatan aplikasi ini, rancangan (desain) logis untuk menerangkan alur pengolahan informasi digunakan Data Flow Diagram (DFD), sedangkan software yang digunakan dalam pembuatan aplikasi adalah dengan mengkombinaksikan Visual Basic 6.0, Crystal Report, dan Microsoft Access. Hasil pembuatan Aplikasi Database Arsip Induk Langganan kemudian dipresentasikan dalam rangka uji coba dan evaluasi untuk memastikan bahwa aplikasi database berjalan sesuai harapan. Alat bantu penilaian berupa kuisioner, diisi oleh tujuh responden selaku calon user atau pengguna aplikasi. Pengolahan kuisioner menggunakan metode perhitungan statistika yaitu rumus Sturgess. Dari hasil perhitungan tersebut secara garis besar dapat ditarik kesimpulan bahwa aplikasi database yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan dan harapan dari pengguna (user). Kata Kunci: Aplikasi, Arsip, dan Database.

Archive is one of the most authentic source of information, which have an important function than as a means to assist the decision making process within an organization, as well as the physical act archival evidence (physical evidence) in the transaction, especially in service companies. PT PLN (Persero) Cimahi Rayon Kota is the electrical field service company that handles customer for Cimahi city area. Appropriate number of customers and transactions, the resulting archive to a substantial amount. Large number of records that are managed by the archive system changing in line with Customer Service staff turnover PT PLN (Persero) Cimahi Rayon Kota. Only in mid-2011 until early 2012, the Customer Service manages Arsip Induk Langganan (AIL) in semi-electronic input and sorting the data by using Microsoft Excel 2007. The results are then used as a reference sorting to sort and store the AIL in the filing cabinet. The results of the data input is also used to search the data by using the Find facility on Microsoft Excel 2007 so for those who have not entered the data AIL data certainly can not be found. In addition, often times the data inputting errors (typing errors) in the use of Microsoft Excel 2007 as a data storage medium that AIL caused the data entered is invalid or incorrect. Use of Microsoft Excel 2007 are less likely to allow longer remember AIL's growing conditions in the absence of retention will create an Excel file is getting bigger and harder to access. Method of data input was not performed routinely according to Standard Operating Procedure (SOP) is increasingly difficult for the discovery and increase the accumulation of archives. Based on the above, made an application called Parent Subscriptions Archive Database Application to simplify and speed, especially on the discovery that AIL can be found in one minute. In the project of making this application, the design (design) to describe the logical flow of information processing used Data Flow Diagrams (DFD), while the software is used in making the application is to combine Visual Basic 6.0, Crystal Report, and Microsoft Access. The results of making Database Applications Arsip Induk Langganan (AIL) then presented in order to test and evaluation to ensure that the database application is running as expected. Assessment tools in the form of questionnaires, filled out by respondents as seven prospective user or user application. Processing questionnaires using the descriptive statistic method of calculation formula Sturgess. From the results of these calculations can be broadly concluded that the database application has been made in accordance with the needs and expectations of the user (the user). Keywords: Archieve, Database and Visual Basic

http://digilib.polban.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptppolban-gdl-gitanovita-4139