Penanganan arsip yang baik sangat diperlukan bagi setiap organisasi, agar pada saat diperlukan arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah. Penanganan arsip di Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi berjalan tidak efektif dan efisien dan tidak adanya buku panduan penanganan arsip. “Tujuan dari kearsipan adalah arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat, menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna” (Sedarmayanti, 2009). Tujuan dari perancangan buku panduan penanganan arsip di Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi ini untuk memudahkan dalam penanganan arsip, sehingga kegiatan yang ada disana dapat berjalan dengan baik. Hasil perancangan penanganan arsip surat masuk dan surat keluar di Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi yaitu sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem subjek, abjad dan kronologis. Untuk menyimpan arsip menggunakan lemari arsip dan map ordner. Untuk prosedur penyimpanan arsip tetap terdapat lima langkah, yaitu pemeriksaan arsip, penentuan kata tangkap, pemberian tanda dan kode arsip, penyortiran arsip dan penyimpanan arsip. Dalam prosedur penemuan arsip terdapat empat langkah yaitu, permintaan arsip, penentuan kata tangkap, penentuan kode arsip, dan pencarian arsip di tempat penyimpanan arsip. Sedangkan dalam peminjaman arsip yang menggunakan buku peminjaman arsip, terdapat tiga langkah yaitu permintaan arsip, pengisian buku peminjaman, dan peminjaman arsip. Berdasarkan uraian diatas maka dibuatlah sebuah rancangan penanganan arsip. Selain perancangan ini, dibuat juga buku panduan yang berisi langkah-langkah dari penanganan arsip untuk Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi agar lebih mempermudah pegawai dalam menangani arsip. Dalam penanganan arsip yang dilakukan sebaiknya menggunakan buku panduan penanganan arsip yang telah dibuat. Selain itu diperlukan kedisiplinan, kontrol setiap arsip yang disimpan, dan kesadaran akan pentingnya arsip bagi keperluan instansi. Kata kunci: Arsip

Good handling records is necessary for each organization, so that when the record is needed can be retrieved quickly and precisely. Handling records in Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi runs ineffective and inefficient and the lack of manual book of handling records. "The purpose of the record is the record can be stored and retrieved quickly and precisely, depreciation records that support the implementation of efficient and effective manner" (Sedarmayanti, 2009). The purpose of the design manual book of handling records in Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi is to facilitate for handling of the records, so that existing activities can run well there. The results of the design file handling incoming and outgoing mail in the Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi is filing system based on the subject filing system, alphabetical filing system and chronological filing system. To save a file is using record cupboard and ordner. For filing procedures remained there five steps, there are inspecting, indexing, coding, sorting and placing. In a retrieved procedure of record is using four steps, there are the record request, determine the capture word, determine the record code, and search the records in archival storage. While in borrowing record use the borrowing book of record, there are three steps that record request, filling the borrowing book of record and borrow the record. Based on the above description then made a design for handling records. In addition to this design, also created a manual book that lists the steps of handling records for Subbagian Administrasi Kepegawaian Bagian Kepegawaian Sekretariat Badan Geologi that make be easier for employees in handling record. For handling record should use the manual book of handling record which have made. Beside that also required the discipline, controlling record, and awareness of employees about the important thing of record. Keyword: Record

http://digilib.polban.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptppolban-gdl-irfanrahad-4000