Perpustakaan judul masih dalam tahap pengembangan, admin siap menampung kritik dan saran
Pembuatan Sistem Penyimpanan Dokumen Kebijakan Perusahaan di General Documents and Files Kantor Pusat PT. Kereta Api Indonesia (Persero)
Vini Indahwiati Lestari (2018) | Tugas Akhir | -
Bagikan
Ringkasan
General Documents and Files merupakan sub unit yang mengelola dokumen umum di Kantor Pusat PT. Kereta Api Indonesia (Persero). Salah satu jenis dokumen yang disimpan adalah dokumen kebijakan perusahaan. Dalam penyimpanannya, hasil scan dokumen kebijakan perusahaan disimpan dalam suatu folder yang didalamnya berisi beberapa folder. Dengan jumlah dokumen yang mencapai lebih dari 1500 dokumen. Dari jumlah tersebut, satu dokumen biasanya lebih dari satu lembar. Dengan jumlah dokumen tersebut, terjadi beberapa kesulitan dalam mendapatkan dokumen yang dicari, diantaranya: pertama, sulit mengetahui dokumen yang masih berlaku, tidak berlaku atau berlaku sebagian. Kedua, sulit mencari dokumen berdasarkan kategori dari isi dokumen tersebut. Ketiga, sulit mengetahui dokumen kebijakan terbaru yang dibuat oleh perusahaan. Oleh karena itu, penulis membuat sistem penyimpanan dokumen kebijakan perusahaan. Adapun tujuan dari pembuatan sistem penyimpanan dokumen kebijakan perusahaan adalah untuk membantu pengelolaan dalam penyimpanan dokumen kebijakan perusahaan. Langkah-langkah dalam merancang sistem penyimpanan dokumen kebijakan perusahaan dimulai dengan observasi, wawancara, pengambilan data, analisa data, desain proyek dengan menggunakan Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan perancangan sistem penyimpanan menggunakan software MySQL dan PHP. Kemudian langkah terakhir adalah menginstall program dan evaluasi program. Hasil dari pembuatan sistem penyimpanan dokumen kebijakan perusahaan di sub unit ini adalah dokumen tersimpan dengan memasukan data-data yang ada dalam dokumen, pada halaman utama terdapat daftar dokumen berdasarkan kategori dan terdapat dokumen terbaru yang dapat dilihat rincian dokumennya, juga dapat diunduh secara langsung. Aplikasi ini dapat membantu dalam penanganan penyimpanan dokumen kebijakan perusahaan sesuai dengan kebutuhan pegawai dibandingkan dengan menggunakan cara sebelumnya. Pengembangan program diperlukan untuk membuat program lebih baik dan membantu meminimalisir kekurangan dari program yang dibuat. Kata kunci: perancangan, sistem penyimpanan, dokumen kebijakan perusahaan.
Ringkasan Alternatif
General Documents and Files is a sub-unit that manages general documents at Kantor Pusat PT. Kereta Api Indonesia (Persero). One type of documents stored is company policy documents. In storage, scanned documents saved the company policy in a folder which contains several folders. With the number of documents that reaches more than 1500 documents. With a number of the document, there are some difficulties in getting the documents sought, including: first, it is difficult to know the document is still valid, invalid or partially valid. Secondly, hard to find documents by category of the document contents. Third, it is difficult to know the latest policy document created by the company. Therefore, the authors make the filing systems company's policy document. The purpose of making filing systems company's policy is to assist in the management of company document retention policy. The steps in designing filing systems company's policy document begins with observation, interviews, data collection, data analysis, project design using the Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram and filing systems design using MySQL and PHP software. Then the last step is to install the program and program evaluation. The results of the making filing systems company's policy document in this sub-unit is saved with the document entered data contained in the document, on the main page there is a list of documents by category and there is a recent document that details of the document can be seen, can also be downloaded directly. This application can help in handling filing company's policy document in accordance with the needs of employees as compared to using the previous method. Development programs are needed to make the program better and help minimize the shortcomings of the program created. Keywords: design, filing system, company's policy documents.