Arsip merupakan alat vital bagi setiap organisasi. Sistem kearsipan yang baik sangat dibutuhkan bagi setiap organisasi agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Barthos (2005) menyatakan bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat seseorang untuk membantu daya ingatan seseorang tersebut. Menurut Moekijat (2008: 118) kearsipan merupakan dasar penyimpanan warkat-warkat yang mengandung proses penyusunan dan penyimpanan warkat-warkat sedemikian rupa sehingga warkat-warkat tersebut dapat ditemukan kembali apabila diperlukan. Kondisi awal sistem penyimpanan arsip di Bank Tabungan Negara Cabang Cimahi menggunakan sistem nomor. Terdapat lima tahap prosedur penyimpanan arsip yaitu pemeriksaan arsip, penentuan kata tangkap, pemberian tanda dan kode arsip, penyortiran arsip, dan penyimpanan arsip. Dalam prosedur penemuan kembali arsip terdapat empat langkah, yaitu: permintaan arsip, penentuan kata tangkap, penentuan kode arsip dan pencarian arsip di tempat penyimpanan arsip. Waktu yang dibutuhkan untuk menemukan sebuah arsip 20 menit. Peralatan yang digunakan untuk menunjang kegiatan kearsipan yaitu 2 buahroll-o-pack, 4 buah lemari arsip dan 2 buah rak arsip, sedangkan perlengkapan yang digunakan yaitu map. Tujuan dilakukannya proyek ini adalah a) mendapatkan gambaran awal dan data mengenai sistem penyimpanan arsip di Bank Tabungan Negara Cabang Cimahi, b) merancang dan membuat sistem penyimpanan arsip yang baik di Bank Tabungan Negara Cabang Cimahi. Proyek yang telah digunakan Bank Tabungan Negara Cabang Cimahi adalah pada sistem penyimpanan arsip yang menggunakan sistem subyek dan nomor. Prosedur penyimpanan dan prosedur penemuan kembali tetap menggunakan langkah pada kondisi awal, hanya saja masing-masing prosedur tersebut diperbaharui. Peralatan yang digunakan adalah2 buah roll-o-pack, 4 buah lemari arsip, 3 buah rak arsip dan sebuah stempel,sedangkan perlengkapan yang digunakan yaitu map, kode arsip, dan daftar klasifikasi indeks. Waktu yang dibutuhkan untuk menemukan sebuah arsip adalah 1 menit. Agar proyek dapat dilaksanakan dengan baik maka dari itu penulis menyarankan agar menjalankan penanganan arsip di Bank Tabungan Negara Cabang Cimahi sebaiknya menggunakan sebuah buku panduan penanganan arsip yang telah penulis buat, dan dalam menjalankan penanganan arsip di Bank Tabungan Negara Cabang Cimahi diperlukan juga kedisiplinan loan document staff yang bertugas untuk menangani arsip agar dalam penanganan arsip tersebut mengikuti setiap langkah yang telah ditentukan, mengontrol setiap arsip yang telah disimpan, dan kesadaran akan pentingnya arsip bagi keperluan instansi. Kata Kunci: sistem kearsipan, pembuatan, buku panduan.

Archive is a vital tool for any organization. Good archival system is necessary for every organization so the rediscovery of the archive can be done quickly and easily. Barthos (2005) states that archives is any written record either in the form of a picture or a chart listing the particulars of a subject (the subject matter) or events that made by a person to assist the person's memory. According to Moekijat (2008: 118) archival is the basis of the script storage that contains drafting process and storage of script so the script can be recovered if needed. Initial conditions in the archival storage system on Bank Tabungan Negara Cimahi branch using the number system. There are five stages of the archival storage procedures, videlicet: the examination of archive, the determination of the capture, archive marking and coding, archive sorting, and archive storage. There are four steps of the archive recovery procedures, videlicet: the demand of archive, the determination of the capture, determination of the archive code and search of the archive in archival storage. The time required 20 minutes to find an archive. The equipment used to support archival activities are 2 pieces of roll-o-pack, 4 pieces of filing cabinet and 2 pieces of archive shelves, while supplies used is folder/portfolio. The purpose of this project is to a) get a preliminary picture and data on archival storage system in the Bank Tabungan Negara Cimahi branch. b) to design and make a good archival storage system in Bank Tabungan Negara Cimahi branch. Project that Bank Tabungan Negara Cimahi branch have used is the archival storage system that uses a system of subject and number. Storage and recovery procedures keep using the steps on the initial conditions, it's just that each of these procedures have been updated. The equipment used are 2 pieces of roll-o-pack, 4 pieces of filing cabinet, 3 pieces of archive shelves and a stamp, while supplies used are folder, archive code, and a list of classification index. The time required one minute to find an archive. In order to implement the project, then the author suggest that in carrying out the handling of archives on Bank Tabungan Negara Cimahi branch should use a archive handling guide book that author has been created, and in carrying out the handling of archives on Bank Tabungan Negara Cimahi branch also required discipline of loan document staff whose task is to deal with the handling of archive files that are to follow every step that has been determined, controlling every file that has been saved, and awareness of the importance of agency records for purposes of. Keywords: archival system, creating, manual book.

http://digilib.polban.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptppolban-gdl-friskamagd-5933