Perpustakaan judul masih dalam tahap pengembangan, admin siap menampung kritik dan saran
Perancangan Dan Pembuatan Sistem Penanganan Arsip Di Bagian Pkbl (Program Kemitraan Dan Bina Lingkungan) Pt Bio Farma (Persero)
Devi Oktaviasari (2017) | Tugas Akhir | -
Bagikan
Ringkasan
Sistem penanganan arsip memiliki peran penting dalam suatu organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. Terselenggaranya penanganan arsip secara baik dan benar dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dan melancarkan kegiatan administrasi di organisasi. PT Bio Farma (Persero) merupakan perusahaan besar yang kegiatan kerjanya tidak lepas dari administrasi, salah satunya adalah bagian PKBL (Program Kemitraan dan Bina Lingkungan) yang merupakan program kepedulian pemerintah melalui perusahaan/BUMN. Bagian PKBL menghasilkan dokumen setiap harinya yang dijadikan sebagai bukti fisik atau sumber informasi dari suatu kegiatan. Dokumen-dokumen yang dihasilkan oleh Bagian PKBL adalah proposal masuk dan proposal ditolak Program Kemitraan dan Bina Lingkungan, surat masuk dan surat keluar, surat konfirmasi pembayaran angsuran dan kartu angsuran mitra. Penanganan arsip dibagian PKBL mengalami beberapa hambatan karena adanya permasalahan pada sistem penyimpanan arsip yang digunakan. Permasalahan tersebut yaitu kurang spesifiknya sistem penyimpanan arsip yang digunakan sehingga menyebabkan lamanya waktu yang dihabiskan untuk mencari arsip yaitu 15-30 menit yang dapat berakibat pada produktivitas perusahaan. Berdasarkan kondisi tersebut, maka dibuatkannya perancangan dan pembuatan sistem penanganan arsip yang efektif dan tepat guna. Proyek tugas akhir ini membahas sistem penanganan arsip dimulai dari sistem pengorganisasian arsip, peralatan dan perlengkapan arsip, sistem penyimpanan arsip, prosedur penyimpanan arsip dan prosedur penemuan kembali. Hasil pengujian sistem penanganan ini menunjukan bahwa staf PKBL dapat dengan mudah dan cepat dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan yaitu sekitar 2-5menit sehingga kebutuhan akan informasi dipenuhi dengan baik. Kata Kunci: Sistem Penanganan Arsip, Bagian PKBL, PT Bio Farma (Persero).
Ringkasan Alternatif
The handling filing systems have an important role in an organization, that is as central to memory and information sources in order to perform the activities of planning, analyzing, the formulating of policy, making decision, reporting, assessment, control and accountability with rigorously precisely. The implementation of the handling filing system correctly can minimize the occurrence of errors in organization. PT Bio Farma (Persero) is huge company which its activities can not be separated from administration, one of them is PKBL (Program Kemitraan dan Bina Lingkungan) division which is a program of the government concern through BUMNs companies. PKBL Division results some documents everyday that become evidence and source of information from an activity. The documents resulted by PKBL division are the income proposal of PKBL, the income letter and the outgoing letter, the payment confirmation letter and installment card partners. The handling archive in PKBL division have some obstacles due to the problem of handling filing system used in PKBL division. The problem is the lack of specification of filing system used in PKBL division. The problem makes the process of finding archive takes a long time, which is 15-30 minutes and it influences company productivity. According to the situation, so it is made the project of designing and making the effective and efficient filing system. The final project discuss about organizing archive system, tools and equipment archive, archive storage system, filing system procedure and finding archive. The result of filing system trial shows that PKBL staff can easily and fastly find the archives needed that around 2-5 munites so the needs of information can be well filled. Key words: Filing system, PKBL Division, PT Bio Farma (Persero).