Data dan informasi merupakan bagian terpenting dalam menjalankan setiap kegiatan pengambilan keputusan dan evaluasi dalam mencapai tujuan perusahaan. Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang berfungsi sebagai pusat ingatan atau rekaman sejarah dimulai dari berdirinya perusahaan hingga berkembangnya kegiatan-kegiatan perusahaan. Pentingnya keberadaan dan fungsi arsip mengharuskan perusahaan untuk melakukan manajemen kearsipan yang tepat sehingga arsip dapat ditangani secara optimal. Berdasarkan pengamatan, penanganan arsip pada bagian Admin Unit PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Setiabudi Bandung masih belum dilakukan secara tepat dan optimal. Hal tersebut dibuktikan dengan adanya masalah seperti: (1) tidak adanya daftar indeks yang mendukung proses penanganan arsip, (2) penyimpanan arsip tidak teratur dan sistematis, (3) arsip terkadang sulit ditemukan sehingga memerlukan waktu yang lebih lama, (4) kegiatan peminjaman arsip yang tidak terorganisir, dan (5) beberapa peralatan dan perlengkapan yang kurang memadai. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui serta memberikan solusi terhadap beberapa permasalahan yang ada dengan merancang proyek penanganan arsip yang dibatasi menjadi: (1) sistem penyimpanan arsip, (2) prosedur penyimpanan arsip, (3) prosedur penemuan kembali arsip, (4) prosedur peminjaman arsip, serta (5) peralatan dan perlengkapan arsip. Hasil dari rancangan proyek ini adalah sebuah buku panduan yang diharapkan dapat membantu melaksanakan kegiatan penanganan arsip pada bagian Admin Unit PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Setiabudi Bandung secara lebih baik, teratur dan mudah. Kata Kunci: Arsip, Penanganan, Prosedur

Data and information is the most important part in carrying out any decision-making and evaluation of activities to achieve the company goals. The archive is one source of information that serves as the central memory or the recording of history, starting from the establishment of the company until the activities progress of company. The importance of the archive existence and the archive function requires the company to do the proper archival management, so the archive can be handled optimally. Based on the observation, the handling of archives in Admin Unit Division PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Branch Setiabudi Bandung still not done properly and optimally. It is evidenced by the existence of problems such as: (1) the absence of index list which supports the process of handling archive, (2) the archive storage that are not regular and systematic, (3) sometimes, archives are hard to find until requires a longer time, (4) the activity of borrowing archives are not organized, and (5) some of the equipment and supplies are not sufficient. The purposes of this observation are to know and give solution over several existing problems through designing the project of handling archives that are limited to: (1) systems of archives storage, (2) procedure of storing archives, (3) procedure of rediscovering archives, (4) procedure of borrowing archives, and (5) equipments and supplies of archives. The result of this project design is a guidebook that expected can help carry out of handling archives in Admin Unit Division PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Branch Setiabudi Bandung which more better, regularly, and easier. Key Words: Archive, Handling, Procedure

http://digilib.polban.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptppolban-gdl-irmalinawi-7010