Dalam era globalisasi seperti saat ini, sebuah kantor atau organisasi akan sangat menghargai setiap data atau informasi yang terdapat dalam kantor atau organisasi masing-masing. Data atau informasi tersebut dapat dihasilkan baik dari dalam maupun dari luar kantor atau organisasi. Salah satu bentuk sumber data atau informasi tersebut ialah arsip. Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap kegiatan atau transaksi yang dilakukan oleh kantor atau organisasi. Arsip sebagai pusat ingatan tentu memiliki beragam informasi yang berguna oleh karena itu arsip harus ditangani dan dipelihara dengan baik agar apabila sewaktu-waktu diperlukan, dapat ditemukan kembali dalam waktu yang singkat. Penanganan arsip pada bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung belum dilakukan secara maksimal. Hal tersebut dibuktikan dengan adanya beberapa masalah seperti (1) Tidak adanya daftar indeks yang mendukung proses penanganan arsip, (2) Penyimpanan dan penempatan ordner sebagai media penyimpanan arsip yang tidak teratur, (3) Beberapa arsip atau dokumen yang terkadang sulit ditemukan, (4) Peminjaman arsip yang tidak terorganisir dan (5) Beberapa peralatan dan perlengkapan yang kurang memadai. Tujuan dari proyek ini adalah untuk mengetahui sistem penanganan arsip dan memberi solusi atas beberapa permasalahan yang ada dengan merancang proyek sistem penanganan arsip pada bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung. Hasil rancangan proyek berupa sistem penanganan arsip tersebut diantaranya ialah (1) Prosedur penyimpanan arsip, (2) Prosedur penemuan kembali arsip, (3) Prosedur peminjaman arsip dan (4) Peralatan dan perlengkapan arsip. Melalui perancangan proyek sistem penanganan arsip ini didapatkan kesimpulan dan saran yaitu prosedur penyimpanan, prosedur penemuan kembali, peminjaman dan peralatan serta perlengkapan arsip pada bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur belum dilakukan secara maksimal dan penulis berharap dengan adanya rancangan proyek dan hasil rancangan proyek berupa buku panduan dapat membantu melaksanakan kegiatan penanganan arsip secara lebih baik, teratur dan mudah. Hal tersebut pun dapat dimaksimalkan dengan adanya pelatihan bagi staf administrasi untuk menangani arsip melalui buku pembelajaran yaitu buku panduan penanganan arsip. Kata kunci: penanganan arsip

In the era of globalization nowadays, an office or organization would appreciate any data or information contained in each organization or office. The data or information can be received both from the inside or outside of the office or organization. One of the sources from data or information is archive. Archive is a memory of any activity done by the office or organization. Archive as a memory center has a various kind of information which useful so that archive must be in good maintaining and handling in order anytime it’s required can be found quickly. The process of handling archives in the Billing Unit of PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) branch of Pasteur Bandung has not been conducted optimally. It’s showed by some problems or difficulties as (1) There is no index list which supports the process of handling archive, (2) Irregular storing and placing ordner as a media of storing archive, (3) Some archives are difficult to find sometimes, (4) Irregular borrowing archive and (5) Some equipments and supplies are less than adequate. The project aims to know and give solutions over several existing problems through designing a system of handling archives in Billing Unit of PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) branch of Pasteur Bandung project. The result form the project is a system of handling archives that consist of (1) Procedure of storing archives, (2) Procedure of rediscovering archives, (3) Procedure of borrowing archives and (4) The equipments and supplies of archive. Through the system of handling archives, the author gets the conclusion and suggestion such as the procedure of storing archives, the procedure of rediscovering archives, the process of borrowing archives and equipments and supplies in Billing Unit of PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) branch of Pasteur Bandung has not conducted optimally and hoped by this project and guide book as the result of this project can assist the implementation of handling archives which more organize, better and easier. Thus can be maximized by training to those staff administrative to handle archives through the guide book. Keyword: handling archives

http://digilib.polban.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptppolban-gdl-frisnarosa-4193