ABSTRAK Arsip berfungsi sebagai alat pengingat yang juga sebagai sumber informasi bagi sebuah organisasi. Arsip dapat dijadikan sebagai dasar pemikiran untuk membuat perencanaan dan pengambilan keputusan bagi seorang manager. Secara umum, arsip terbagi menjadi arsip aktif (dinamis) dan arsip in aktif (statis)Sebagai data atau informasi yang penting, arsip haruslah disimpan dan dikelola dengan cara atau sistem yang baik Untuk itu, perlu dirancang suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi. Kantor Depo Arsip Departemen Perhubungan merupakan institusi pemerintahan yang memiliki ruang lingkup spesifik, yaitu menangani arsip in aktif yang berasal dan seluruh Indonesia. Dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan, Kantor Depo Arsip Departemen Perhubungan menggunakan azas sentralisasi dan sistem campuran, yaitu sistem subjek, kronologis dan geografis. Terdapat 6 tahap dalam prosedur penyimpanan arsip di Kantor Depo Arsip Departemen Perhubungan yaitu penerimaan (accepting), pemeriksaan (inspecting), mengindeks (indexing), menyortir (sorting), pengkodean (coding) dan penyimpanan (placing). Perlengkapan dan peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip sudah memadai namun masih diperlukan penambahan peralatan. Peminjaman arsip dapat dilakukan melalui tahap-tahap prosedur pencarian kembali, yaitu permintaan atau peminjaman arsip, penentuan kata tangkap, dan pencarian arsip. Adapun hambatan yang dihadapi oleh Kantor Depo Arsip Departemen Perhubungan adalah kurangnya jumlah arsiparis, kurangnya ruangan yang dapat digunakan untuk menyimpan arsip, kurangnya pengamanan terhadap arsip dan yang terakhir adalah tidak adanya mesin pengganda (photo copy) ataupun mesin penghancur kertas untuk menghancurkan kertas.

ABSTRAK Arsip berfungsi sebagai alat pengingat yang juga sebagai sumber informasi bagi sebuah organisasi. Arsip dapat dijadikan sebagai dasar pemikiran untuk membuat perencanaan dan pengambilan keputusan bagi seorang manager. Secara umum, arsip terbagi menjadi arsip aktif (dinamis) dan arsip in aktif (statis)Sebagai data atau informasi yang penting, arsip haruslah disimpan dan dikelola dengan cara atau sistem yang baik Untuk itu, perlu dirancang suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi. Kantor Depo Arsip Departemen Perhubungan merupakan institusi pemerintahan yang memiliki ruang lingkup spesifik, yaitu menangani arsip in aktif yang berasal dan seluruh Indonesia. Dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan, Kantor Depo Arsip Departemen Perhubungan menggunakan azas sentralisasi dan sistem campuran, yaitu sistem subjek, kronologis dan geografis. Terdapat 6 tahap dalam prosedur penyimpanan arsip di Kantor Depo Arsip Departemen Perhubungan yaitu penerimaan (accepting), pemeriksaan (inspecting), mengindeks (indexing), menyortir (sorting), pengkodean (coding) dan penyimpanan (placing). Perlengkapan dan peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip sudah memadai namun masih diperlukan penambahan peralatan. Peminjaman arsip dapat dilakukan melalui tahap-tahap prosedur pencarian kembali, yaitu permintaan atau peminjaman arsip, penentuan kata tangkap, dan pencarian arsip. Adapun hambatan yang dihadapi oleh Kantor Depo Arsip Departemen Perhubungan adalah kurangnya jumlah arsiparis, kurangnya ruangan yang dapat digunakan untuk menyimpan arsip, kurangnya pengamanan terhadap arsip dan yang terakhir adalah tidak adanya mesin pengganda (photo copy) ataupun mesin penghancur kertas untuk menghancurkan kertas.

http://digilib.polban.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptppolban-gdl-s1-2007-indragunaw-2392