ABSTRAK Arsip mempunyai peranan penting dalam suatu organisasi, karena berguna bagi para pimpinan dalam pengambilan keputusan dan para karyawan dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari. Tetapi pada kenyataannya banyak organisasi yang belum melakukan penyimpanan arsip dengan baik sehingga mengalami kesulitan dalam proses penemuan kembali arsip-arsip yang diperlukan. Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu nilai guna, agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sub Bagian Kepegawaian Direktorat Geologi menangani arsip dokumen pegawai sebagai bahan pengambilan keputusan direktur dalam kegiatan operasional para pegawainya. Direktorat Geologi menggunakan sistem campuran yaitu sistem abjad, sistem subjek, dan sistem kronologis. Sistem abjad digunakan untuk menyimpan arsip berdasarkan narna pegawai yang disimpan ke dalam boks arsip. Sistem subjek digunakan untuk menyimpan arsip ke dalam map arsip berdasarkan perihal surat. Sedangkan sistem kronologis digunakan untuk menyimpan arsip berdasarkan tanggal surat yang rnasuk ke dalam map arsip tersebut. Prosedur penyimpanan arsip di Sub Bagian Kepegawaian dilakukan melalui beberapa tahap diantaranya: memeriksa dokumen-dokumen yang masuk apakah sesuai atau tidak dengan alamat yang dituju. Dokumen tersebut ditentukan kata tangkap dengan mengambil nama pegawai, perihal surat, dan tanggal diterimanya surat. Selanjutnya menyortir dokumen yang masuk dengan cara mengelompokkan dokumen berdasarkan subjeknya. Langkah terakhir adalah menyimpan dokumen yang sudah siap diarsipkan. Peralatan arsip yang terdapat di Sub Bagian Kepegawaian Direktorat Geologi antara lain: rak arsip, boks arsip, dan map arsip. Rak arsip berfungsi untuk menyimpan boks-boks arsip. Boks arsip berfungsi untuk menyimpan map arsip dokumen. Map arsip berfungsi untuk menyimpan arsip dokumen. Dalam penyimpanan arsip di Sub Bagian Kepegawaian Direktorat Geologi terdapat beberapa kendala yaitu: arsip dokumen belum tertata rapi. Selain itu tidak ada tempat sementara untuk menyimpan arsip pegawai non organik. Oleh karena itu alangkah lebih baik jika pihak institusi melakukan peninjauan terhadap arsip dengan menata kembali arsip yang sudah ada. Di samping itu, pihak institusi perlu menyediakan tempat khusus untuk menyimpan arsip pegawai non organik.

ABSTRAK Arsip mempunyai peranan penting dalam suatu organisasi, karena berguna bagi para pimpinan dalam pengambilan keputusan dan para karyawan dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari. Tetapi pada kenyataannya banyak organisasi yang belum melakukan penyimpanan arsip dengan baik sehingga mengalami kesulitan dalam proses penemuan kembali arsip-arsip yang diperlukan. Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu nilai guna, agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sub Bagian Kepegawaian Direktorat Geologi menangani arsip dokumen pegawai sebagai bahan pengambilan keputusan direktur dalam kegiatan operasional para pegawainya. Direktorat Geologi menggunakan sistem campuran yaitu sistem abjad, sistem subjek, dan sistem kronologis. Sistem abjad digunakan untuk menyimpan arsip berdasarkan narna pegawai yang disimpan ke dalam boks arsip. Sistem subjek digunakan untuk menyimpan arsip ke dalam map arsip berdasarkan perihal surat. Sedangkan sistem kronologis digunakan untuk menyimpan arsip berdasarkan tanggal surat yang rnasuk ke dalam map arsip tersebut. Prosedur penyimpanan arsip di Sub Bagian Kepegawaian dilakukan melalui beberapa tahap diantaranya: memeriksa dokumen-dokumen yang masuk apakah sesuai atau tidak dengan alamat yang dituju. Dokumen tersebut ditentukan kata tangkap dengan mengambil nama pegawai, perihal surat, dan tanggal diterimanya surat. Selanjutnya menyortir dokumen yang masuk dengan cara mengelompokkan dokumen berdasarkan subjeknya. Langkah terakhir adalah menyimpan dokumen yang sudah siap diarsipkan. Peralatan arsip yang terdapat di Sub Bagian Kepegawaian Direktorat Geologi antara lain: rak arsip, boks arsip, dan map arsip. Rak arsip berfungsi untuk menyimpan boks-boks arsip. Boks arsip berfungsi untuk menyimpan map arsip dokumen. Map arsip berfungsi untuk menyimpan arsip dokumen. Dalam penyimpanan arsip di Sub Bagian Kepegawaian Direktorat Geologi terdapat beberapa kendala yaitu: arsip dokumen belum tertata rapi. Selain itu tidak ada tempat sementara untuk menyimpan arsip pegawai non organik. Oleh karena itu alangkah lebih baik jika pihak institusi melakukan peninjauan terhadap arsip dengan menata kembali arsip yang sudah ada. Di samping itu, pihak institusi perlu menyediakan tempat khusus untuk menyimpan arsip pegawai non organik.

http://digilib.polban.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptppolban-gdl-s1-2006-yulianitai-2011