ABSTRAK Arsip mempunyai peranan penting sebagai sumber informasi juga sebagai alat pembuktian atas perencanaan dan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu, arsip perlu disimpan, dirawat dan diamankan agar dapat mendukung kelancaran kegiatan dalam suatu organisasi. Hal yang dapat mendukung dari kelancaran tersebut adalah dengan memperhatikan sistem kearsipan yang diterapkan antara lain mengenai azas kearsipan, sistem penyimpanan arsip, peralatan dan perlengkapan, prosedur penyimpanan serta penemuan kembali yang digunakan. Sistem kearsipan dari hasil praktik kerja di subbagian Ortala dan Kepegawaian mengenai arsip kepegawaian mempunyai peranan sebagai pendukung bagi pengelolaan, perencanaan, pembinaan dan pelayanan setiap pegawai. Jenis dokumen yang disimpan adalah tindasan surat keluar dan surat masuk yang saling berhubungan dan file pegawai. Azas yang digunakan adalah desentralisasi, dimana pemakaian dari azas tersebut telah sesuai dengan kapasitas kerja para pegawai. Sistem yang digunakan untuk tindasan surat keluar dan surat masuk adalah sistem campuran, yaitu nomor dan kronologis. Sedangkan file pegawai menggunakan sistem campuran juga, yaitu geografis, subyek dan nomor. Penerapan dari 2 (dua) sistem ini telah membantu ariparis dalam bekerja karena tidak terdapat hal yang rumit dari segi pelaksanaannya. Peralatan yang digunakan adalah rak arsip dan lemari Roll-O-Pact, ketersediaan dari peralatan ini telah sesuai dengan kebutuhan hanya ukuran dari lemari yang kurang besar mengakibatkan penumpukkan arsip di luar lemari. Perlengkapan yang digunakan adalah map gantung, ordner dan boks arsip. Sebaiknya penggunaan map gantung diganti dengan ordner agar dapat menampung arsip dengan kapasitas yang besar. Juga ditambah penyekat untuk mempermudah dalam pencarian arsip. Prosedur penyimpanan yang digunakan untuk 2 (dua) dokumen ini adalah penerimaan arsip, pemeriksaan, pengindeksan, penyortiran dan penyimpanan. Perlu dilakukannya pengkodean pada dokumen tindasan agar dapat mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pada proses penemuan kembali arsip untuk dokumen tindasan adalah adanya permintaan arsip, penentuan kode penyimpanan dan pencarian arsip. Untuk file pegawai meliputi permintaan arsip, penentuan kode penyimpanan dan pencarian arsip di tempat penyimpanan. Pencarian dan pengembalian sendiri oleh para peminta arsip dapat menyebabkan penempatan kembali arsip tidak tersusun dengan baik. Oleh karena itu, arsiparis diberi tanggung jawab untuk mengelola arsip dan melayani para pegawai yang membutuhkan arsip.

ABSTRAK Arsip mempunyai peranan penting sebagai sumber informasi juga sebagai alat pembuktian atas perencanaan dan pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu, arsip perlu disimpan, dirawat dan diamankan agar dapat mendukung kelancaran kegiatan dalam suatu organisasi. Hal yang dapat mendukung dari kelancaran tersebut adalah dengan memperhatikan sistem kearsipan yang diterapkan antara lain mengenai azas kearsipan, sistem penyimpanan arsip, peralatan dan perlengkapan, prosedur penyimpanan serta penemuan kembali yang digunakan. Sistem kearsipan dari hasil praktik kerja di subbagian Ortala dan Kepegawaian mengenai arsip kepegawaian mempunyai peranan sebagai pendukung bagi pengelolaan, perencanaan, pembinaan dan pelayanan setiap pegawai. Jenis dokumen yang disimpan adalah tindasan surat keluar dan surat masuk yang saling berhubungan dan file pegawai. Azas yang digunakan adalah desentralisasi, dimana pemakaian dari azas tersebut telah sesuai dengan kapasitas kerja para pegawai. Sistem yang digunakan untuk tindasan surat keluar dan surat masuk adalah sistem campuran, yaitu nomor dan kronologis. Sedangkan file pegawai menggunakan sistem campuran juga, yaitu geografis, subyek dan nomor. Penerapan dari 2 (dua) sistem ini telah membantu ariparis dalam bekerja karena tidak terdapat hal yang rumit dari segi pelaksanaannya. Peralatan yang digunakan adalah rak arsip dan lemari Roll-O-Pact, ketersediaan dari peralatan ini telah sesuai dengan kebutuhan hanya ukuran dari lemari yang kurang besar mengakibatkan penumpukkan arsip di luar lemari. Perlengkapan yang digunakan adalah map gantung, ordner dan boks arsip. Sebaiknya penggunaan map gantung diganti dengan ordner agar dapat menampung arsip dengan kapasitas yang besar. Juga ditambah penyekat untuk mempermudah dalam pencarian arsip. Prosedur penyimpanan yang digunakan untuk 2 (dua) dokumen ini adalah penerimaan arsip, pemeriksaan, pengindeksan, penyortiran dan penyimpanan. Perlu dilakukannya pengkodean pada dokumen tindasan agar dapat mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pada proses penemuan kembali arsip untuk dokumen tindasan adalah adanya permintaan arsip, penentuan kode penyimpanan dan pencarian arsip. Untuk file pegawai meliputi permintaan arsip, penentuan kode penyimpanan dan pencarian arsip di tempat penyimpanan. Pencarian dan pengembalian sendiri oleh para peminta arsip dapat menyebabkan penempatan kembali arsip tidak tersusun dengan baik. Oleh karena itu, arsiparis diberi tanggung jawab untuk mengelola arsip dan melayani para pegawai yang membutuhkan arsip.

http://digilib.polban.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptppolban-gdl-s1-2006-yuliarti03-2145